5 điểm cần lưu ý khi tổ chức các sự kiện lớn

1. Yếu tố thời gian và thời tiết

        Việc lựa chọn thời gian tổ chức các sự kiện từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn đều rất quan trọng. Câu nói “Thiên thời” của thế hệ cha ông truyền lại vẫn hoàn toàn giữ nguyên giá trị. Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời thì việc lựa chọn thời gian và sự ảnh hưởng của thời tiết mang một ý nghĩa quan trọng sống còn với sự kiện. Một “ngày tốt” là một ngày được mong đợi sẽ có thời tiết đẹp.

        Đến giờ, mỗi lần nhớ lại hình ảnh hội chợ Hoa cây cảnh của mình bị cơn lốc đi qua vào những ngày cuối tháng 12 năm 2002 tôi vẫn còn thấy “nổi gai ốc”. Rủi ro do yếu tố thời tiết cũng tác động một cách không thuận lợi đến sự kiện bắn pháo hoa Đà nẵng trong dịp tháng 3 vừa qua khi mưa không ngớt trong suốt ngày và đêm thứ 2 của cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế. Có lẽ những người bán áo mưa thì khá là vui vì số lượng áo mưa bán ra gấp nhiều nhiều lần so với những ngày bình thường khi mỗi người đi xem bắn pháo hoa trên các khán đài, trên mọi ngả đường đều phải trang bị cho mình ít nhất một chiếc áo mưa.

        Việc truyền hình trực tiếp gặp khá nhiều khó khăn khi mà thỉnh thoảng một chiếc ô của ai đó lại xuất hiện trong ống kính. Đối với những chương trình như cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế Đà nẵng, vì thời gian tổ chức cuộc thi là gần như được cố định trong năm vào dịp kỷ niệm ngày giải phóng Đà Nẵng 29 tháng 3 nên tất cả những gì Ban tổ chức cố gắng làm là chuẩn bị những phương án giải quyết trong trình huống thời tiết gặp bất trắc.

        Thông thường, nhà tổ chức của các sự kiện lớn thường làm việc hoặc mua thông tin dự báo thời tiết trước 1 tuần để chủ động có phương án chuẩn bị cho sự kiện của mình. Với Đà nẵng thì những người đội mưa đi xem trong đêm thứ hai của chương trình cũng đã được đền đáp xứng đáng bằng những màn bắn pháo hoa ấn tượng của các đội dự thi và những tiếng “ồ” thán phục đã át tiếng mưa rơi, nụ cười vẫn tươi rói trong mưa.

2. Yếu tố địa điểm

        Nếu ở phần trên thời gian và thời tiết được coi như yếu tố “thiên thời” thì ở phần này tôi mong muốn đề cập đến yếu tố lựa chọn để có được “địa lợi” cho sự kiện. Người ta thường nói “địa điểm tổ chức tạo nên tầm vóc cho sự kiện”. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức các sự kiện các nhà tổ chức thường phải quan tâm đến các yếu tố như: không gian cảnh quan, các vấn đề nhằm đảm bảo an ninh, các phương án liên quan đến việc tránh ùn tắc, phương án cho vấn đề vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy, y tế.

        Theo như quan sát của tôi tại sự kiện bắn pháo hoa quốc tế tại Đà Nẵng thì các vấn đề liên quan đến địa điểm được làm khá là tốt mặc dù không tránh khỏi trình trạng tắc nghẽn giao thông trong thời gian ngay sau khi sự kiện kết thúc. Tuy nhiên có một điều mà tôi tin chắc là không phải chỉ là ý kiến của riêng tôi mà còn của rất nhiều người nữa đối với không chỉ sự kiện của Đà nẵng mà rất nhiều sự kiện đó là việc còn thiếu và việc vận hành chưa tốt các nhà vệ sinh công cộng phục vụ sự kiện.

        Sau khi đi dự một sự kiện ở Singapore về, một người bạn nói tôi hãy đưa ra nhận xét về sự khác nhau mà tôi cảm thấy ấn tượng nhất giữa hai đất nước Malaysia và Singapore. Câu trả lời của tôi là: “tôi thấy nhà vệ sinh công cộng của Singapore sạch sẽ hơn so với Malaysia”. Có một người bạn đã nói với tôi khi muốn đánh giá cái sự văn minh ở đâu đó thì hãy nên quan tâm đến hai nơi đó là nhà vệ sinh công cộng và hiệu sách. Ở Singapore thì tôi đánh giá cao cả 2 yếu tố này, tôi thực sự có ấn tượng và thầm mong Hà nội của tôi sớm có một nơi bán sách lớn như Border tại khu Orchard.

3. Không khí của sự kiện

        Những ánh nến lung linh, những quảng trường rực rỡ ánh đèn, những con đường rợp sắc màu, những sân khấu trang hoàng lộng lẫy, ấn tượng. Tiếng nhạc khi thì du dương, khi thì rộn ràng, sắc màu của cờ, phướn, băng rôn, khẩu hiệu khắp nơi, những dòng người từ muôn ngả đổ về. Tất cả là những điều mà ta thường thấy khi tham gia một sự kiện lớn. Sự kết hợp hài hòa giữa việc bố trí, sắp đặt các khoảng không gian, âm thanh, ánh sáng, việc sử dụng các màu sắc trong trang trí, sự chuyển động của các dòng người tham gia đều góp phần tạo ra không khí của các sự kiện lớn.

        Sau khi xem lại một vài lần chương trình truyền hình trực tiếp lễ khai mạc Olympic Bắc Kinh tôi có trao đổi với một anh bạn về việc nhà tổ chức đã dùng thuật tạo sự tương phản nhằm gợi lên cho người xem cảm nhận về không khí hoành tráng của sự kiện. Trong màn biểu diễn đầu tiên của sự kiện, tôi thấy đạo diễn Trương Nghệ Mưu đã sắp đặt để cả sân vận động Tổ chim chìm trong bóng đêm, chí có hai khoảng không gian duy nhất có ánh sáng: một là nơi diễn ra màn múa kết hợp nghệ thuật vẽ tranh thủy mặc, hai là nơi có người nghệ sỹ chơi đàn. Cùng với sự kết hợp của trang phục biểu diễn màu đen của diễn viên trên nền sân khấu là màu trắng của nền bức tranh thủy mặc. Tiếng đàn của người nghệ sỹ vang lên tạo cho người xem có cảm giác về một không gian rộng lớn, về sự hũng vĩ và ấn tượng của sự kiện.

        Đối với sự kiện bắn pháo hoa quốc tế tại Đà nẵng, quả thực ban tổ chức đã có được một địa điểm tuyệt vời để dựng các khán đài bên này sông Hàn để không chỉ những người ngồi trên khán đài mà những người dân đứng trên cầu sông Hàn, cầu Thuận Phước đều có thể thưởng thức được những màn bắn pháo hoa tuyệt vời bên kia bờ sông mà không bị ảnh hưởng bởi khói bụi.

4. Sự tham gia của cộng đồng

        Tôi nhận thấy rằng khi tổ chức các sự kiện lớn có sự tham gia của cộng đồng thì muốn thành công phải cần quan tâm đến việc làm thế nào để người dân tham gia và thấy mình là một phần của sự kiện đó.

        Tôi còn nhớ khi lên kế hoạch tổ chức Lễ rước hoa Tràng An với 5 xe hoa trong đoàn rước, ban tổ chức chúng tôi đã gặp phải vấn đề khó khăn khi cần phải quyết định nên trang trí các xe hoa rước như thế nào, chọn hoa, cây gì để rước, tại sao lại chọn loại hoa, cây đó. Phương án thi công và bảo vệ các xe hoa như thế nào trong quá trình tiến hành lễ rước vòng quanh các đường phố lớn của Hà Nội. Một điều nữa cũng làm ban tổ chức băn khoăn không kém là làm thế nào có được một lễ rước ấn tượng, làm bật lên được chủ đề “Hoa Tràng An” trong điều kiện kinh phí có giới hạn.

         Cuối cùng, ban tổ chức đã lựa chọn được một phương án tối ưu mà đến nay với tư cách là trưởng ban tổ chức lễ rước hoa đó tôi vẫn thấy mình may mắn khi đã nghe theo lời khuyên của một bô lão là “hãy để quần chúng cùng tham gia vào lễ rước”.

        Cụ thể là để có được 5 xe hoa trong lễ rước, chúng tôi chỉ giữ lại xe đầu tiên là của ban tổ chức và do ban tổ chức lên maquet có xin ý kiến tư vấn của nhà Hà nội học Nguyễn Vinh Phúc với phía trên đầu xe là biểu tượng khuê vân các được kết bằng hoa hồng tươi và phía sau thùng xe là đóa sen hồng và hai cô gái hà nội mặc áo dài truyền thống ôm trên tay bó hoa huệ. Với 4 xe hoa còn lại chúng tôi mời sự tham gia của các quận huyện có truyền thống về hoa cây cảnh như: Tây hồ, Gia lâm, Từ liêm, Đông Anh. Như vậy, toàn bộ công việc lựa chọn hoa, cây cảnh, trang trí cho các xe rước do các Quận huyện lên phương án thống nhất với ban tổ chức và sau đó thực hiện. Kết quả là chúng tôi đã có được một Lễ rước Hoa Tràng An đầy ý nghĩa, ấn tượng và hiệu quả. Công tác bảo vệ cho các xe rước cũng được thực hiện rất tốt do các quận huyện đều có phân công rõ ràng nhằm đảm bảo thành quả nghệ thuật của mình.