Tài liệu tổ chức sự kiện

Tài liệu tổ chức sự kiện giúp ích cho những người mới bắt đầu công việc của một nhà tổ chức event. Với các thông tin trong bài viết dưới đây, hi vọng bạn đọc sẽ nắm rõ được nền tảng của sự kiện và làm tốt chương trình của mình.

Tổ chức sự kiện là gì? 

Tổ chức sự kiện là tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện diễn ra, từ lúc bắt đầu hình thành ý tưởng tới khi kết thúc. 

Tổ chức sự kiện thường diễn ra trong các lĩnh vực xã hội, kinh doanh, thương mại, thể thao, giải trí,…thông qua nhiều hình thức như hội thảo, họp báo, triển lãm, hội nghị, lễ hội,…

 Tổ chức sự kiện thường diễn ra trên nhiều lĩnh vực và thông qua nhiều hình thức

Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện

1. Vai trò
Trong tài liệu tổ chức sự kiện, đây được xem như một cái cớ để thu hút sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông, cũng như đối tượng công chúng mục tiêu.
Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong tiếp thị, quảng bá và đứng sau nghiên cứu thị trường, quảng cáo. Mọi doanh nghiệp, công ty muốn tạo ra event để đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình. Từ đó tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp lên.
Ngoài ra, sự kiện còn mang lại tác động truyền thông tới những người đã tham gia vào. 
2. Mục đích
Mục đích của tổ chức sự kiện là đạt những kết quả mà nhà đầu tư, nhà tổ chức phấn đầu đạt được trong quá trình thực hiện. Thường thì chúng hướng tới 3 mục đích sau:
- Hỗ trợ chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh dịch vụ, thương hiệu của nhà đầu tư.
- Cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của công chúng về thương hiệu hoặc nhãn hiệu
- Tối ưu hóa hiệu ứng truyền thông để chạm tới cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

 Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình quảng bá thương hiệu, sản phẩm và nhãn hàng

Quy trình tổ chức sự kiện
Tài liệu tổ chức sự kiện cần thực hiện qua 7 bước:
- Nhận yêu cầu
- Phân tích và tư vấn
- Lập kế hoạch và báo giá
- Ký hợp đồng
- Chuẩn bị sự kiện
- Tổ chức sự kiện
- Kết thúc sự kiện

 Sự kiện phải được tổ chức theo quy trình rõ ràng và chặt chẽ, vừa cố định lại vừa linh hoạt

Lưu ý khi tổ chức sự kiện
Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, đạt kết quả tốt nhất, nhà tổ chức cần lưu ý tới những điểm như:
- Chuẩn bị kỹ địa điểm tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị kỹ các vấn đề liên quan tới MC
- Bảo đảm về trang thiết bị như hệ thống ánh sáng, âm thanh, điều hòa
- Sự phối hợp giữa các bộ phận trong chương trình
Các tài liệu tổ chức sự kiện này rất quan trọng và thực sự cần thiết. Vì thế, nhà tổ chức cần nắm rõ và áp dụng đúng vào thực tiễn của chương trình. Để tìm hiểu thêm thông tin về tổ chức sự kiện, bạn có thể tham khảo tại website http://ptcvina.com/ 

Liên hệ: Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Miền Bắc - 0916.999.861 

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Dương - 0916.999.861 

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Phòng - 0936.99.22.02

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Quảng Ninh - 0936.992.101

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hưng Yên - 0936.992.106

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Ninh - 0916.999.861

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Giang - 0936.992.103

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hà Nội - 0936.992.101