Bật mí cách kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo ngay từ ý tưởng đến thực hiện. Để làm được điều đó, chúng ta cần phải lập một kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Bài viết ngày hôm nay sẽ bật mí cho các bạn cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện sao cho ấn tượng.

Một sự kiện có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào sự sáng tạo của ban tổ chức. Sự hài lòng của khách mời, cảm giác thú vị của những người tham gia chính là kết quả mà những người tổ chức luôn mong đợi. Vậy, để làm được điều đó, chúng ta cần những gì?

Bước 1: Xác định mục tiêu

Để lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, trước hết cần xác định mục tiêu của việc tổ chức sự kiện. Nói cách khác, đó là phải trả lời câu hỏi đầu tiên, tổ chức sự kiện để làm gì?

Để lập được kế hoạch chi tiết, cần phải trả lời được câu hỏi tổ chức sự kiện để làm gì?

Bước 2: Xác định đối tượng

Đối tượng của sự kiện cũng là vấn đề mấu chốt quyết định đến kinh phí, cách thức tổ chức sự kiện. Nếu đối tượng hướng đến khách hàng, bạn sẽ phải cân nhắc đến lợi nhuận đạt được sau sự kiện. Nếu đối tượng là nhân viên công ty, bạn sẽ phải xem xét nguồn kinh phí phục vụ cho sự kiện.

Bước 3: Xác định cách thức tổ chức sự kiện

Cách thức tổ chức sự kiện rất quan trọng. Nó quyết định đến sự thành công và tầm ảnh hưởng của sự kiện đó. Hiện nay, lối tổ chức sự kiện theo cách truyền thống đã quá nhàm chán. Các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn tổ chức sự kiện cực kỳ sáng tạo theo cách kết hợp với game show, kết hợp trưng bày giới thiệu sản phẩm…
 

Tổ chức sự kiện kết hợp trưng bày giới thiệu sản phẩm mang lại hiệu quả cao

Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm

Là bước không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi xác định được thời gian, địa điểm tổ chức, các bạn sẽ vạch rõ đường đi nước bước của các công việc tiếp theo nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian đã định.
 

Địa điểm tổ chức sự kiện gây ấn tượng với khách hàng

Bước 5: Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản của một chương trình đòi hỏi chi tiết từng hạng mục nhỏ. Viết kịch bản chính là cách bạn tổ chức sự kiện “trên giấy” trước khi hành động thực tế. Trong bước này, các bạn cần lưu ý bàn bạc và đưa ra toàn bộ các phương án, khả năng có thể xảy ra nhằm có hướng xử lý dự phòng đối với các phát sinh ngoài ý muốn. Việc này giúp cho ban tổ chức không bị động khi đối phó với các tình huống bất thường.

Bước 6: Xác định ngân sách

Tiền là không thể thiếu cho bất cứ một sự kiện nào. Tùy thuộc vào đối tượng, mục tiêu của sự kiện để chúng ta xây dựng ngân sách sao cho phù hợp.

Bước 7: Tiến hành tổ chức sự kiện

Khi kế hoạch tổ chức sự kiện đã hoàn tất, các bạn chỉ việc bắt tay vào thực hiện theo đúng lộ trình và phương hướng đã đề ra. Kế hoạch càng cụ thể, chi tiết, việc thực hiện càng nhanh chóng và dễ dàng. 

                                                                     Sự kiện chính trị được PTC Vina tổ chức

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp không trực tiếp đứng ra tổ chức sự kiện mà thường thông qua một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. http://ptcvina.com là một trong số các đơn vị uy tín được nhiều đối tác tin cậy và giao phó trọng trách. http://ptcvina.com sẽ giúp cho khách hàng có một kế hoạch tổ chức sự kiện độc đáo và ấn tượng nhất. 

Liên hệ: Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Miền Bắc - 0916.999.861 

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Dương - 0916.999.861 

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hải Phòng - 0936.99.22.02

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Quảng Ninh - 0936.992.101

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hưng Yên - 0936.992.106

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Ninh - 0916.999.861

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Bắc Giang - 0936.992.103

Công ty tổ chức sự kiện PTC Vina Hà Nội - 0936.992.101