Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với 10 bí quyết

        Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với 10 bí quyết - Hiện nay, việc quảng bá và xây dựng thương hiệu của mỗi doanh nghiệp có sự đóng góp rất lớn mà công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại, với tầm quan trọng đó, nó đang là lựa chọn hàng đầu cho các công ty. Tuy nhiên để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và thành công không phải là một điều đơn giản, nó đòi hỏi ở người tổ chức nhiều kĩ năng và sự sáng tạo, nhiều nguồn lực khác nhau.

                Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm, chúng tôi xin được bật mí 10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện :

1. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải kết hợp được giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường.

Nó cũng gần như việc bán sản phẩm kèm việc quảng cáo và một chiến dịch PR.

2. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp

Doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất ( hãy coi Tổ chức sự kiện cũng là 1 khoản đầu tư, cần khai thác nó một cách tốt nhất ).

Nhưng bạn cũng đừng quên rằng tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty, nó chỉ là một phần bổ sung, và phát huy

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công và chuyên nghiệp của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. nó sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Vì vậy, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện

        Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả của công tác tổ chức. Tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đong đo đếm” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
        Bạn cần xác định đúng mục đích cụ thể, có thể bạn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn đối thủ bằng sự tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải, không nhất thiết cứ phải chạy đua với họ.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

        Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

7. Quảng bá sự kiện chuyên nghiệp

        Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, giúp xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia
        Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự 

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
        Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc, bạn hãy quan tâm, theo sát các mối liên hệ tốt, các khách hàng tiềm năng để có thể tạo ra sự khác biệt. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng
        Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên trong công ty tổ chức sự kiện để có thể giao tiếp tốt với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
        Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính là kinh doanh. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp : nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc tổ chức khác.

        Công ty Tổ chức sự kiện PTC Vina – dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam
        Khi bạn cần, đừng ngại ngần => Hãy nhấc máy và phone ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ, tư vấn tận tình và thực sự cảm nhận sự Tận tâm và Dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu của PTC Vina.