Những khó khăn khi tổ chức sự kiện tại một đơn vị không chuyên

         Bạn mới được giao nhiệm vụ lên kịch bản tổ chức một sự kiện của công ty,  bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn cho mình một đơn vị uy tín, mang lại cho bạn sự tin cậy. Bạn có lường trước những hậu quả khi lựa chọn cho doanh nghiệp mình một đơn vị không chuyên? Lúng túng, thiếu vật dụng, thiếu nhân lực, chậm tiến độ dẫn tới sự kiện gặp thất bại, hình ảnh và thương hiệu công ty bị ảnh hưởng. Đó là những hậu quả khi bạn chọn nhầm cho mình một đơn vị tổ chức sự kiện.

        Trong một chương trình tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ như kịch bản ban đầu bạn phác thảo lên. Chính vì vậy, những phát sinh ngoài kịch bản hoặc những tình huống xấu có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ làm bạn đau đầu nhưng có một cách bạn có thể khắc phục ngay từ những kế hoạch đầu tiên để tránh những thảm họa về sau – Hãy chọn cho mình một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

        Trong bài viết sau đây, chúng tôi xin đưa ra một số khó khăn khi bạn lựa chọn cho mình một đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên:

Không có phương án dự trù khi sự kiện của bạn có những phát sinh

         Ở một đơn vị không chuyên, thường ít nhân lực tham gia quá trình tổ chức sự kiện, chính vì vậy để tập trung chạy theo kịch bản sự kiện lên kế hoạch trước đó đã là một điều khó khăn, khó đảm nhiệm trọn vẹn. Chính vì vậy, khi sự kiện của bạn phát sinh thêm những yếu tố ngoài dự kiến như: cần mở rộng thêm sân khấu, khung bạt,… sẽ khiến đơn vị tổ chức không chuyên lúng túng, khó xoay sở.

        Có thể lấy ví dụ ngay một số trường hợp xấu xảy ra trong sự kiện, sự kiện của bạn được tổ chức ngoài trời nhưng lại gặp trời giông gió, trong khi đó giấy mời - thiệp mời đến tham dự sự kiện lại được phát đi từ những ngày trước đó mà không thể trì hoãn lại chương trình. Vì vậy, sự kiện của bạn vẫn bắt buộc vẫn phải diễn ra theo đúng kịch bản.

       Đối với một đơn vị tổ chức sự kiện không chuyên, không lường trước được những tình huống xấu nhất có thể xảy ra chắc chắn sẽ bế tắc ở công đoạn này, khiến sự kiện của bạn có thể bị dừng lại hoặc xảy ra nhưng theo chiều hướng xấu đi. Tuy nhiên, từ một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với dịch vụ chu toàn - quảng bá đa phương tiện, họ sẽ lường trước được những tình huống xấu nhất có thể xảy ra ngoài dự kiến và có phương án dự phòng để tìm ra cho bạn những cách giải quyết mới ngoài kịch bản, khiến sự kiện của bạn vẫn diễn ra thành công tốt đẹp.

Trang thiết bị tổ chức sự kiện thường lắp ghép, không đồng bộ

        Đối với một đơn vị nhỏ - không chuyên trong tổ chức sự kiện, đồ đạc - trang thiết bị tổ chức sự kiện thường được đơn vị khác thuê lại từ một đơn vị khác, khiến cho dụng cụ sự kiện không đồng nhất, lộ cộ, thiếu tính thẩm mỹ. Hơn nữa, từ những dụng cụ cho thuê lại, chi phí dụng cụ sự kiện sẽ có giá thành cao hơn so với một đơn vị chuyên môn có đầy đủ trang thiết bị cho một lễ tổ chức sự kiện trọn vẹn.

Không cung cấp đủ nhân sự, trang thiết bị để tổ chức một sự kiện lớn dẫn đến chậm tiến độ

        Đối với một đơn vị không chuyên, nếu sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, bạn sẽ vướng phải yếu tố như: chậm tiến độ bởi nhân lực thi yếu. Điều đó sẽ dấn đến sự kiện của bạn sẽ không diễn ra theo đúng kịch bản, làm chậm chương trình và làm đẩy lịch những chương trình được tổ chức sau đó. Bạn có thể tưởng tượng ra với một chương trình lớn,  thời gian sẽ là “vàng ngọc” đối với các đối tác cấp cao của bạn và những đối tác tiềm năng. Bạn sẽ chỉ có cơ hội một lần cho sự chậm trễ đó, họ sẽ khó xuất hiện vào sự kiện của bạn thêm một lần thứ hai.

Sử dụng lại những ý tưởng cũ của sự kiện

        Ý tưởng mới là yếu tố thành công trong sự kiện của bạn, bạn đã từng tham dự những sự kiện có tính chất chương trình như sự kiện của bạn sắp diễn ra, thậm chí công ty bạn cũng đã tổ chức những sự kiện này vào mỗi thời điểm nhất định hàng năm. Việc đưa ra ý tưởng sáng tạo, làm mới và cách điệu sự kiện của bạn sao cho có phong cách riêng là một điều mà đơn vị không chuyên chưa thể làm được.

        Đối với một đơn vị không chuyên thường làm sự kiện theo cách bắt chước hoặc lối mòn, lười sáng tạo. Chính vì vậy, sự kiện diễn ra thường nhàm chán, người tham dự có thể đoán biết được những chương trình sẽ tổ chức ngay sau đó. Tuy nhiên, điều đó sẽ không khiến bạn phải lo lắng nếu bạn được tiếp xúc với một đơn vị chuyên nghiệp, PTC Vina sẽ sáng tạo những chủ đề khác nhau, trò chơi mới, cách trang trí độc đáo hay địa điểm tổ chức khác biệt. Đảm bảo sẽ tạo được phong cách riêng cho sự kiện của bạn.

        Còn rất nhiều những yếu tố khác trong sự kiện mà những đơn vị không chuyên không thực hiện được. Tuy nhiên, dù sự kiện của bạn quy mô nhỏ - bạn cũng hãy  tìm đến công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như PTC Vina. Vì với niềm đam mê nghề nghiệp, tâm huyết với nghề - đội ngũ sự kiện PTC Vina sẽ dốc hết sức lực và sự nhiệt tình của mình để làm nên cho bạn một sự kiện thành công tốt đẹp…

PTC Vina cạnh tranh bằng thương hiệu.