Làm thế nào để bạn có thể tổ chức một sự kiện cho công ty mình?

Khi nói về tổ chức sự kiện, nhiều người sẽ nghĩ ngay rằng đây là một công việc phức tạp đòi hỏi nhiều yếu tố. Tuy nhiên, PTC Vina Media sẽ hướng dẫn cho bạn một số kiến thức để bản có thể tự tổ chức một sự kiện hoàn hảo. Điều quan trọng nhất là bạn phải lên kế hoạch tổ chức sự kiện thật chi tiết, dự trù được những khoản chi phí cũng như dự đoán được những vấn đề có thể phát sinh. Ở bài này PTC Vina sẽ đưa ra cho bạn những lưu ý cơ bản khi muốn tổ chức một sự kiện:

1.      Chọn thời gian tổ chức thích hợp:

Khi lên kế hoạch thời gian tổ chức bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không; bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem.

2.      Chọn địa điểm tổ chức thích hợp:

Một địa điểm tổ chức quá lớn sẽ gây loãng bầu không khí, quá nhỏ sẽ tạo sự chật chội không thoải mái. Vì vậy phải chắc rằng bạn đang dự định tổ chức một sự kiện cho bao nhiêu khách, rồi từ đó lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp nhất. Một vấn đề khác cần lưu ý là địa điểm tổ chức sự kiện phải thuận tiện cho việc di chuyển của khách tham dự.

3.      Làm sao thu hút mọi người chú ý và tham gia sự kiện của bạn :

Bạn cần thông báo trước cho khách tham dự, đây là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn nên truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức được ưu tiên lên lịch trước.

4.      Lưu ý kỹ về phần nội dung hợp đồng:

Đây là vấn đề khá quan trọng, bạn cần đọc kỹ những nội dung trên hợp đồng tránh những rắc rối không đáng có sau này. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

5.      Lên một bản kế hoạch tổ chức tỉ mỉ và không sai sót:

Trong bản kế hoạch của bạn, phải có sự sắp xếp, tính toán thông minh, đảm bảo rằng bạn đã có một kế hoạch B cho những vấn đề có thể phát sinh. Tuy có chút mắc công nhưng khi vấn đề đó thật sự xảy ra trong sự kiện của mình thì bạn có thể thở phào nhẹ nhõm và thầm cảm ơn sự chuẩn bị kỹ lưỡng của mình. Và trong những tình huống như vậy cũng là cơ hội để bạn thể hiện bản lĩnh tổ chức và khả năng điều phối công việc.

6.      Lên một danh sách những công việc đã làm và chưa làm được:

Công việc chuẩn bị cho một sự kiện rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết bấy nhiêu. Vì vậy để tránh hay quên thì bạn hãy lên một danh sách các công việc và đánh dấu R vào những công việc đã làm. Nếu bạn muốn chuyên nghiệp hơn thì hãy làm như các chuyên viên PTC Vina Media. Do nhu cầu tính chất của những sự kiện lớn, chúng tôi có thể sử dụng vài trăm nhân sự cho một sự kiện, do đó để đảm bảo ăn khớp cho tất cả các hoạt động, các bộ phận cũng như tiết kiệm chi phí nhân lực nhất, chúng tôi thường sử dụng bảng tiến độ công việc và phân công nhân sự. Thông qua bảng này có thể đảm bảo công