Tư vấn sự kiện

Những công việc cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện ngoài tỉnh

Cập nhật: 10-02-2014 02:35:55 | Tư vấn sự kiện | Lượt xem: 6896

        Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, tất cả những công việc trên có thể đựoc đảm nhận từ A-Z bởi một công ty Tổ Chức Sự Kiện.
        Vậy, tổ chức một hội nghị ở Hải Dương và một hội nghị ở Quảng Ninh có khác gì nhau không? Và phải chuẩn bị những gì? Tham khảo một vài ý kiến dưới đây có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho những event ở xa thành phố.

1. Vấn đề booking
        Nếu bạn đã làm một vài event tại các khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Bạn chỉ việc nhấc máy, kiểm tra thời gian bạn tổ chức xem còn trống hay không, sau đó nhân viên sales sẽ giúp bạn tất cả các thủ tục tiếp theo như tư vấn về set up, tiệc, kí hợp đồng, thanh toán,...

Tổ chức sự kiện, chuẩn bị khi tổ chức sự kiện
        Còn làm việc với các khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn đọc yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn. Nhưng đôi khi, gặp phải những khách sạn tuy quy mô lớn nhưng không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả.
        Người viết bài có một kỉ niệm khi làm chuơng trình hội thảo 15 tỉnh cho khách hàng GSK với tiêu chuẩn khách sạn 3 sao trở lên. Gọi điện thoại để book được 15 khách sạn phải mất đến gần 1 tháng. Có một khách sạn khi gọi điện thoại xuống và báo "Chào chị, tôi có tổ chức một event vào ngày..../.../..., tôi muốn hỏi ngày đó khách sạn của chị..." - Và đầu dây bên kia tiếng cô lễ tân rất khó chịu "Chị ơi, chị làm ơn nói tiếng Việt đi, chị nói vậy em không có hiểu đâu." Và khi mang câu chuyện này đi kể thì các đồng nghiệp đều rất lấy làm ngạc nhiên và hài hước.

2. Vấn đề khảo sát
         Tương tự như việc booking, việc khảo sát rất khó khăn trong truờng hợp này.
        Nếu bạn chỉ tổ chức 1 sự kiện duy nhất tại một địa điểm thì không nói, nhưng với một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. Vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn trước.
        Đội ngũ cộng tác viên tại các tỉnh rất đựoc việc trong truờng hợp này, nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên và để họ đi khảo sát, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xét của họ cho bạn. Việc này thực tế và cần thiết, vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của các khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hay kích thứoc mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí, để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt.


 3. Vấn đề di chuyển cho khách mời
        Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ. Việc book vé máy bay luôn đòi hỏi sự chính xác nhưng nếu khách hàng không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian nào đó thì bạn không thể book vé cho cả vài chục con người. Vì vài chục người không thể cùng rảnh một lúc, cũng như họ không thể cung cấp toàn bộ thông tin mà bạn cần. Lúc đó, bên hãng hàng không thì hối thúc bạn chốt danh sách và cung cấp thông tin, còn bên phía khách hàng thì không thể chốt lại được ai đi, ai không đi,... Bạn là ngừoi ở giữa và đôi khi muốn nổ tung vì sức ép từ 4 phía.
        Nếu di chuyển bằng xe thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mướn dịch vụ và cũng có thể chủ động nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển.


4. Vấn đề vận chuyển trang thiết bị dụng cụ và nhân sự
        Như đã đề cập ở bài outsource trong event, thường thì các đơn vị phụ trách các hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,... và có các phương án dự phòng như xe hư giữa đường chẳng hạn.

5. Vấn đề thi công và dàn dựng tại địa phương nơi tổ chức
        Thường thì, trong những event đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao hoặc đã quen với cách làm việc của các nhà cung cấp, bạn sẽ thuê mướn tại các thành phố khác  và di chuyển đi các tỉnh. Tuy nhiên, có nhiều chương trình phải thực hiện tại địa phương, bạn nên làm việc thật kĩ qua email, tất cả các thỏa thuận hay chỉnh sửa cũng nên sử dụng văn bản, không nói qua điện thoại bởi vì "lời nói gió bay", mà những sai sót trong khâu thi công sẽ mang lại hậu quả nghiêm trọng.
        Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Đừng để đến lúc mọi việc đã đâu vào đó rồi mới ra tới nơi, lúc này mọi phương án chỉnh sửa e là không kịp nữa.

6. Làm dự toán cho team thực hiện
        Còn gọi là công tác phí. Bạn phải làm một bảng dự toánchi phí đi lại, ăn ở, mua sắm dụng cụ tại nơi diễn ra sự kiện. Nếu sếp bạn là người biết thông cảm và thoải mái thì không sao, tuy nhiên, có những vị lãnh đạo rất chi li trong vấn đề này. Chỉ cần sai sót một chút thì đôi khi bạn phải "trả giá bằng tiền mặt". Chi phí nên chia làm 3 phần:
       Ăn uống và lưu trú - Bao nhiêu người, ở bao nhiêu phòng (nam và nữ) trong bao nhiêu ngày, có thể thỏa thuận với khách sạn nơi bạn ở xin kê thêm giuờng phụ để giảm chi phí thuê thêm phòng. Tương tự, ăn uống trên đuờng đi và trong những ngày ở địa điểm tổ chức cũng cần được tính toán kĩ, ngoài ăn chính thì nên tính thêm tiền nước non, cà phê cho tài xế (nếu có) hay tiền ăn khuya cho đội ngũ set up,...
        Di chuyển: Xăng, dầu, xe hư, bị phạt hành chính,... là những vấn đề bạn phải nghĩ tới. Vì vậy, ngoài 3 khoản chính thì bạn nên có một khoản "chi phí dự phòng" để đề phòng các truờng hợp rủi ro xảy ra. Chi phí này sẽ đựoc hoàn trả công ty sau khi quyết toán.
        Mua sắm vật dụng: Có những vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm tại hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê các vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách tốt nhất là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, vì đôi khi quá nhiều việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không tránh khỏi.

Tổ chức sự kiện, chuẩn bị khi tổ chức sự kiện
        Trên đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện các event tại những địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc Tổ Chức Sự Kiện.

Liên kết
Liên hệ
  • Địa chỉ: Hải Dương – Hotline: 0916 999 861
  • VP Hà Nội: 0936.992.103

    VP Hải Phòng: 0936.992.202

    VP Bắc Ninh, Bắc Giang: 0916.999.861

    VP Hưng Yên: 0936.992.106

    VP Hạ Long: 0936.992.101

  • Email: phutu118@gmail.com
  • Điện thoại: 0916.999.861
  • ZaloChat Zalo
  • Chat Facebook
  • Google Plus
CÔNG TY CỔ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO PTC VINA
  • Địa chỉ: Hải Dương – Hotline: 0916 999 861
  • VP Hà Nội: 0936.992.103

    VP Hải Phòng: 0936.992.202

    VP Bắc Ninh, Bắc Giang: 0916.999.861

    VP Hưng Yên: 0936.992.106

    VP Hạ Long: 0936.992.101

  • Tel: 0916.999.861
  • Email: phutu118@gmail.com
  • Website: http://ptcvina.com
Liên kết

Thống kê truy cập

Online: 15

Hôm nay: 850

Ngày hôm qua: 920

Tổng lượt truy cập: 75305